保育士は、子どもの保育を通して子どもの成長を見守ることが主な仕事です。一方で、その他の事務作業などといった業務も多く、業務過多であると言われています。
そして、その仕事内容の多さゆえに、近年では保育業界は慢性的な人手不足に悩まされています。今回は、保育士の業務を軽減するシステムである「登降園管理システム」について紹介し、あわせてそのシステムの選び方についてもまとめました。
今話題の「登降園管理システム」とは？
近年では保育士の仕事もIT化が進み、業務の効率化が進んでいます。そしてその1つに、園児の登降園をICTシステムで管理する「登降園管理システム」があります。
「登降園管理システム」とは、タブレットやICカードを使うことで、園児の登園や降園の時間や出欠を管理するICTシステムのことを指します。また、そのデータを使って保育日数や延長保育の時間などを集計することも可能で、保育料の計算なども自動で行うことができます。
「登降園管理システム」は、保育士が今まで手書きで行っていた園児の登園管理などを行わずに済むため、結果業務の負担が減らすことに役立っています。
登降園管理システムの種類は大きく分けて2つ
タブレットで打刻するタイプ
タブレットで打刻する場合は、保育園などにタブレットを設置し、登降時に保護者に操作してもらいます。タブレットタイプは必要事項を入力するだけなので、誰でも簡単に操作できます。
また、カードタイプのように、カードを紛失する恐れや保護者のカードを持つことへの負担がないというメリットもあります。
ICカードで打刻するタイプ
ICカードタイプは、園に設置されているタブレットなどにタッチすることで、打刻するタイプです。カードは、専用のカードを保護者に新しく渡すタイプや、交通系ICカード利用できるタイプもあります。
ICカードタイプは、ただカードをかざすだけで登降園を管理することができます。そのため、両手がふさがっていても打刻しやすかったり、前述のタブレットタイプと比較すると操作が簡単だったりというメリットがあります。
登降園管理システムを使うメリットとは？
メリット① 登降園時間の記入のスムーズ化
「登降園管理システム」が導入される以前は、園児の登降園時間の管理は保育士が手書きで行っていました。手書きで行うことは、保育士が園児の登降園を目で確認し、記録として残していく必要があります。
手書きは、園児やその保護者との信頼関係を高める効果がある一方で、記入ミスや記入漏れが発生しやすいです。
そのような場合に「登降園管理システム」を導入すると、これまで手書きで記録していたものを全て、システムが自動で行ってくれます。そのため、ミスが発生する可能性も抑えられます。そして、保育士の仕事を軽減することにもつながります。
メリット② 電話での出欠確認の手間を省ける
多くの保育園では「登降園管理システム」を使うことで、園児の出欠の管理も行っています。
保護者はスマートフォンのアプリなどを使い、園児の欠席を保育園に連絡することが可能です。そのため、以前のように電話で直接欠席の連絡を入れなくて済むようになり、保護者にとってもメリットが多いです。
保育士にとっては、園児がちょうど登園してくる忙しい時間に電話をとらなくて済むようになることで、業務負担の軽減にもつながります。
保育士の業務をシステムで管理することは、人手不足が問題となっている保育業界にとっては必要不可欠であると言えます。
メリット③ 保育料の計算ミス防止
保育園に通う園児の保育料は、世帯の所得などによって異なります。また、延長保育などをすると、その分追加費用がかかります。
これまでは、その保育料を園児1人ずつ保育士が計算し、保護者に請求するというスタイルが一般的でした。この場合、計算ミスや記入漏れなどのミスが発生することも多く、保護者とのトラブルも多発していたと言われています。
そのようなときに「登降園管理システム」を用いると、記録から計算までの全てを、システムが自動で行ってくれます。その結果、ミスやトラブルの防止になります。また、保育士の業務軽減にもつながるというメリットもあります。
登降園管理システムを使うデメリットはある？
「登降園管理システム」は、その便利さゆえに、最近では導入する保育園が増えていると言われています。しかし「登降園管理システム」にも、デメリットはあります。
デメリットの1つとしては、使用を開始してすぐに、その便利さを感じるのは難しいという点です。まずはその使用方法を理解し、使いこなせるようにする必要があります。特に、パソコン操作が苦手という保育士の方にとっては、慣れるまでに時間がかかってしまいます。
その他には、通信環境に影響されることもあるという点です。ネット環境の不調などで、システムが起動しないという日もあるでしょう。そのため使用開始をする際は、そのような場合どのように対処するかも、あらかじめ話し合っておくと安心です。
登降園管理システムを選ぶとき・導入時のポイントは？
ポイント① 打刻方法の明確化
前述したように「登降園管理システム」には、大きく分けてタブレットタイプとICカードタイプの2種類があります。そのため、導入する際は、打刻方法をどちらにするのか明確にしておきます。
また、どちらを使うにしても、保護者の協力が必要となります。保護者に導入についてしっかり理解してもらった上で、使用を開始することがおすすめです。
複数の保護者による代理打刻の可能性
ICカードタイプの場合、カードさえ持っていれば代理で打刻をすることが可能となります。そのため、たとえば園児の祖父母などが園児の登園に付き添った際には、その方にカードを渡しておけば、保護者の代わりに打刻することも可能になります。
ただし、この便利さが混乱を招く可能性もあります。そのため「登降園管理システム」を導入する際は、代理の打刻を良しとするかなど使用に関してのルールを決め、保護者に伝えることが大切です。
ポイント② 延長保育の時間設定の可否
多くの保育園には、通常保育の時間の前後でも園児を預かることができる、延長保育が存在します。その延長保育の時間は、園によって異なります。
そのため、導入する前に「登降園管理システム」で、延長保育の時間設定などができるのかどうかを確認しておくことが大切です。加えて、導入しても使いにくいと意味がありません。園や、実際に使用する保育士が使いやすいと思うシステムを選ぶようにしましょう。
ポイント③ 記録データの出力の可否
保育士は、園児の出欠状況などを自治体に報告するという業務もあります。そのため「登降園管理システム」を導入する際は、そのシステムが記録したデータを後で出力できるかどうかも確認しておく必要があります。
データを出力できると、後での報告業務が行いやすくなります。特に園児が多い保育園の場合は、データが出力できるシステムを導入すると業務軽減につながるためおすすめです。
ポイント④ サポートの手厚さ
新しいシステムを導入する際は、そのシステムの使いやすさなどと同じくらいサポートが充実しているかどうかも確認しておくと安心です。ICTシステムに詳しい人が園にいたとしても、使っている間に何が起こるかは分かりません。
そのため、導入後のサポートが手厚いかどうかは、事前に口コミなどで確認しておくことがおすすめです。
『Child Care System』の登降園管理で業務効率化してみませんか？
「登降園管理システム」の導入を考えている場合は、『Child Care System』がおすすめです。『Child Care System』は、実際の保育現場からの声で生まれた保育業務を支援してくれるシステムです。
『Child Care System』の登降園管理は、タブレットタイプを用いているため、保護者は簡単に操作することができます。また、夏場などでプールに入水するかどうかのチェック事項などの設定もできるので、業務の効率化につながります。
そして集められたデータは、登降園簿に自動で反映されるため、自治体への報告業務がある際も簡単に園児の状況をまとめることができます。
また、保護者とのやり取りも『Child Care System』で行うことが可能です。欠席の連絡はもちろんのこと、園からの連絡を送信することもできます。保育園業務のICT化を進めたい場合は、ぜひ『Child Care System』の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
『Child Care System』はほかにも業務効率化をサポートします
『Child Care System』は、登降園管理以外のサービスも充実しています。たとえば、保育士が行う日常業務のサポートも行ってくれます。その1つが、保育士のシフト作成です。
シフトを手書きで作成するとなると、年間で約2,600時間かかると言われています。このような場合に『Child Care System』を用いてシフトを作成すると、園児の数に合った保育士の人数を自動で計算し、15分単位という細かい時間配分のシフトを作成することができます。結果、保育士の業務軽減につながります。
その他にも、手書きが主流だった園の年間行事予定表や教育・保育計画、日々の保育日誌の作成も『Child Care System』を使って作成することができます。
この場合、入力は保育士が行わなければなりませんが、自動で集計をしたり前年度のものがコピーできたりと、手書きに比べると業務の負担はかなり少なくなるでしょう。
保育士の業務軽減は、園児と向き合う時間を増やすことにつながります。「登降園管理システム」を探しているのであれば、サービスが充実している『Child Care System』を検討してみてはいかがでしょうか。
まとめ
保育士の業務は、事務作業がとても多いと言われています。そのため、業務過多で離職をする方が多い職業でもあります。
このような場合に「登降園管理システム」を使うことで、今まで保育士が行っていた業務が軽減できます。導入する際は園に合ったシステムを選び、保護者にも理解してもらった上で使用を開始することが大切です。
保育士の業務軽減は、保育士が園児と向き合う時間を増やすことにもつながります。「登降園管理システム」の良さや使用のポイントを理解し、導入を検討してみてはいかがでしょうか。