皆さんは園のシフトを作成するとき、どうやって作成していますか?フォーマットに手書きだったり、エクセルで過去分をコピーして作っているという方も多いと思います。

保育園のシフト作成は手間のかかる事務作業の1つです。シフト作成に時間がかかる要因は
・労働基準法を守らなければいけない
・保育施設向けに法令で定められている人員配置基準を守らなければならない
・3交代制で、特定の人に負担がかかりすぎないよう配慮しなければならない
・園児の登園状況を管理しなければいけない
など、多くのことを考慮しながら作る必要があるという事情があります。

今回はそんなシフト作成の手間を減らすChild Care System(チャイルドケアシステム)のワーキングスケジュール機能について、ご紹介します。

一目で配置人数の過不足がわかるChild Care System

保育施設のシフトを、もっと楽に、効率よく作成するための機能を搭載しているのがChild Care Systemです。
当社が特許を持つ仕組みによって、1か月のシフト予定だけでなく、日ごとの配置人数の過不足も容易にわかるので「この日は足りないから補充しよう」とか「この日は人数が多いな」という調整も簡単にできます。(特許番号5648142号)
これまで、エクセルでカレンダーを作ってから、職員の有給の希望を入れて、園児登園状況や園児の保育時間数などから配置人数を計算していたような一連の手作業は、ぐっと短くなります。

補助金の申請書類作成にも役立つ

保育園の補助金を役所に申請するには、在籍している園児の数と職員の勤務実績が必要ですよね。Child Care Systemは園児の人数と職員の勤務実績を集計して出力できるので、申請時の書類作成が簡単にできます。(ちなみに、園児の登園降園時間も同じChild Care Systemで記録できるので、毎日手書きで保護者に記録してもらって、ファイリングしておく作業もなくなります。)

新人保育士のフォローもできる

当グループの保育園では、シフト作成時にこのワークスケジューリング機能を利用し、新卒の育成にも役立てています。
一般的に、スキル育成のためのOJT(On the Job Training)は、そのクオリティが本人の仕事への向き合い方に依存してしまうことがあります。そこで、このワークスケジューリング機能を使って、新人保育士さんが経験豊富な保育士と組めているかを確認したり、新人保育士さんが何の業務を担当するのかを園長先生がきめ細かく設定したりすることで、本人が今何をしたらわからないという状況をなくしつつ、しっかりとフォローできる人員体制にしています。
誰しも最初の頃は、園児の行動や発達に適切な保育・援助ができているか悩むものです。また、新人保育士さんだけでなく、ブランクのある保育士さんも、人間関係をうまく作れなかったり、忙しい上司や同僚に気を遣い「こんなことを聞いて怒られないだろうか」と抱え込んでしまうことがあります。このようなときは、園長先生との個別面談やカンファレンスが有効ですが、忙しい毎日の中で時間をつくるのはなかなか難しいですよね。
このワークスケジューリング機能は、15分単位の職員配置を設定できるため、12:00~15:00の間で、個別面談やカンファレンスの時間帯を探すのにも役立っています。現場の安全な配置を考慮しながら、時間を有効活用することで、園内のコミュニケーションを深め、保育の質の向上を図ることができます。

まとめ

Child Care Systemのシフト管理機能
・園児の情報と職員の勤務パターンを入れておけば簡単にシフト作成ができる(ただし微調整は必要!)
・配置人数が自動計算される
・職員の勤務実績も出力できて補助金申請の書類作成をサポート
・ワークスケジューリングでその日の職員全員の動きを可視化
・ワークスケジューリングで職員との面談やカンファレンスの予定を立てられる
などができます。

いかがでしたでしょうか?シフト作成をうまく活用して、園内のコミュニケーションを深めたり、保育の質を高めるカンファレンスなどにつなげていければよいですね。