創業55年を迎える「あけぼの保育園」のノウハウを見える化へ。保育士ファーストだったCCS＋Pro_あけぼの保育園

【導入のきっかけ】想像以上の書類の量。何の書類がどこにあるかわからず、戸惑うばかりでした

――保育ICTシステムを導入しようと思ったきっかけは？

上出様　私が保育業界に入ったのは、あけぼの保育園の園長（上出様の祖母）から、園の事務を手伝ってみないか、と言われたのがきっかけです。事務として働き始めたのですが、想像以上に書類が入り乱れており、仕事をしたくても何の書類を見ればいいのか、どこに書類があるのかわからず戸惑うことばかりでした。
そこで、何とか仕事を効率化できないか試行錯誤した結果、保育ICTシステムのことを知り、導入したいと思ったのがきっかけです。このままではあけぼの保育園が持続可能な組織とならないと感じました。

―― あけぼの保育園様は歴史もあるので書類も多かったのでは？

上出様　歴史の分だけ手書き書類がありました(笑)。問題は、ファイリングのルールが確立していなかったため、たとえば行事で過去の例を参考にしようと思っても書類がなかなかみつからず、時間が無駄になっていました。また、仕事が属人化していて、担当者がいないと進まないという点もありました。これまで培ってきたあけぼの保育園の大切なノウハウを財産として見える化、共有化できていなかったのです。

―― では実際に保育ICTシステムの選定はどのように進めたのですか？

上出様　さまざまなシステムの中から、まず数社に絞ることにしました。そんな時に知り合ったのが「保育現場業務支援サービス」を行っている渡邉です。IT系のベンダーにいた方でIT関係に強く、その強みを生かして保育園のICT化の相談に乗ってくれる仕事をしていました。
渡邉からはICTの知識を、私からは保育現場のことを教えあい、二人三脚で導入を進めることにしたのです。

渡邉様　私がこの仕事を始めたのは保育現場の先生方が事務処理に追われて本来の保育がままならない苦労を目の当たりにしたからです。前職がITの最先端だったせいか、一般の民間企業では当たり前のことも、保育の現場では『手書き』という文化が根強く、それがあたりまえで、本来の姿であるという雰囲気も強く、熟練の先生と若手の先生との間での感覚のギャップも感じました。手書きとシステム化、それぞれの良さを生かしながら、『システムを使うことも現場では必要なんだ！』と思って貰える雰囲気作りを最も意識しました。

―― 渡邊様と二人三脚で保育ICT化を進められたのですね。数社に絞った後、CCS＋Proに決められた理由は？

上出様　決めた理由はシンプルです。御社が保育園を運営しており、その現場から生まれたシステムだということ。デモ版を試した時も、現場の課題をしっかり捉えてくれているなと好感を持ちました。他社はIT系が母体だったりして、システムを売っている印象でした。その点、CCSはシステムの先にある現場の先生達を見据えていると感じられました。

渡邉様　そもそも“保育業務支援システム”とは、保育園の先生たちを助けるもののはず。なのに、システムによっては業務のやりかたを、そのシステムに合うよう変える必要があるシステムもあり、それでは本末転倒です。だから保育士さんファーストの御社を選びました。
CCSは細かい機能をみても、現場をよく知っている人が設計しているなと感じられるシステムです。また、営業担当の方が導入に向けて細やかなフォローがあったことも選んだ理由です。

【運用の進め方】現場の混乱を避けるために必要なのは段階を踏んで進めること

―― 具体的にどのようにシステムの導入をすすめたのですか？

上出様　書類が一元管理されていなかったことが業務負担になっているということは大前提にあるのですが、渡邊と相談し、段階を踏んでシステムを使っていこうと決めました。1年目はこの機能、2年目はこの機能…というように計画を立てました。保育士の環境を一気に変えようとすると現場は混乱します。ですので、CCS＋Proのたくさんある機能のなかでも、まずは保護者様が関わるもので、手書きで行っていた〔登降園管理〕を効率化したいと思いました。また、手作業で行っていた小口などの事務処理も大変だったので解決したいと感じていました。

【導入後①】保護者が関わる機能は特に効果を実感

―― CCS＋Proを導入されて、いかがでしたか？

上出様　これまで保護者が登降園記録簿に手書きで記録していたので、保護者も面倒だし、事務処理が大変でしたから、とても助かっています。
他に、対保護者の機能では〔メール送受信〕が便利です。緊急時はもちろん、至急の連絡にとても有効です。私が気に入っているのは、保護者がメールを見ると「既読」マークがつくこと。以前からメール連絡は行っていましたが、読んだかどうかの確認は保護者からの返信だったので、返信メールを開いて確認するというひと手間がなくなりました。
連絡メールの導入に関して、保護者の方への説明は、御社からキャプチャーをもらったりしながら、渡邉がていねいなマニュアルを作ってくれたので混乱もなくとてもスムーズでした。

―― CCS＋Proの事務的な機能はいかがでしょうか？

上出様　〔小口現金出納帳〕がとても便利で助かっています。今までは手書きだったので計算間違いなどヒューマンエラーもありましたから。科目設定ができるし自動計算なので、だいぶ効率化できました。

【導入後②】データで残したほうが効率的な部分はICT化するけれど、今までどおりのほうが良い部分はそのままで良い

――手書きのほうがいいと感じる先生には、どう対応されましたか？

渡邉様　ここでもステップを踏んで理解してもらいました。たとえば、年中行事。ベテランの先生なら10月には運動会があるから準備はこうして…と頭に入っているけど、１年目の先生には１から教えなくてはなりません。説明のために手書き資料を参考にするにも、どこのどれを見ればいいかわかりにくい…。
そこで、まず、私が行った作業としては、手書きだった資料を（そもそもバラバラに保管されていたために探し出すのも大変でしたが・・・）全てパソコンで打ち直してファイリングをし、誰でも見られるようにしました。次に運動会で使う用具は、この場所とこの場所に保管してあり、どのように設置するか？ひと目で分かるように写真を貼りつけて視覚化し、先生方に「これで分かりやすくなりますよね」と説明していきました。

データ化した書類の例。写真付きで見やすく、準備がスムーズになったと好評

 

そんなことを積み重ねることで、先生方から資料作成の依頼も増え、データ化が進みました。はじめはそれらのデータをポータブルＨＤＤ内で管理していましたが、それでは特定の先生方しか見ることが出来ません。かと言って、一般企業の様にサーバを導入するにはハードルが高い・・・
そこで、CCS＋Proのキャビネット機能を使いました。キャビネットを分類分けして、資料を共有し、誰でも簡単にみることができる環境を作ることで、システム化への理解を深めていきました。

―― なるほど。効率化した業務を実感してもらうところからご説明されたのですね。

上出様　書類のデータ化への作業では、渡邉の尽力が大きいです。パソコンに抵抗のある先生たちも「こんなに便利なんだ」と、パソコンへの苦手意識がなくなっていったようです。

渡邉様　パソコンに苦手意識がある方は、何がどう楽になるか想像するのがむずかしいと思うんですよ。だから、身近なところから“こうすれば、こうなる”と段階を踏んで説明しないと、「今までこのやりかたでやっていたので大丈夫です」となってしまいます。
それに、データで残したほうが効率的な部分はICT化するけれど、今までどおりのほうが良い部分はそのままで良いと思っています。保育ICT化という言葉にとらわれず、「保育士ファースト」であることを大事にしていきたいと考えています。

【導入後③】キャビネットを有効活用し、園独自のノウハウを学べるツールへ

―― さきほど、〔キャビネット〕で先生方が情報共有されているとおっしゃっていましたが、具体的にはどのようにお使いになっているのですか？

渡邉様　先生方も慣れてきて、今では〔キャビネット〕が先生たちとの情報の共有スペースになっています。
小さいことだと「こんな画像をおたよりに使いたいんだけど」と先生方から相談されたのですが、外出先で私が画像を加工してあげて、〔キャビネット〕にあげて共有したり（笑）

上出様　実は今、キャビネットをあけぼの園仕様にいろいろ作りこんでいます。月案はピンク色、お便りは青と色分けして一目瞭然で何がどこにあるかわかるようにしています。

―― CCS＋Proが見える化、共有化のお役に立てたのですね。

渡邉様　キャビネットは使い方次第でとても活用の幅が広がります。うちでは行事の画像などもキャビネットにあげています。だから、たとえば新任の保育士がキャビネットを見るだけで行事の運営の仕方が確認できるので、“園内研修・あけぼの園独自のノウハウを学ぶ”ツールとしても活用できます。
また、今後、教育の現場、特にIT化が遅れている私立幼稚園や保育園には、当方が行っている現場での業務支援サービスは必ず必要な活動になります。ただ、現状では数園のサポートをするのが限界。そんなときにキャビネット機能は外出先でも作業をしてキャビネットに資料を格納することができるので、サテライトオフィスからの支援が可能です。
今の時代に即した機能ではと感じています。

【今後の展開】「保育の質」を高めるために。参考にしたいフォーマットが充実

渡邉様　近々使ってみたいと思うのは、さまざまなフォーマット類ですね。参考になりそうなものがいろいろあったし充実しているなと感じました。
上出様　CCS＋Proは、中長期的な計画で園の運営に役立つと思って選んだシステムです。みんなが使いこなしてICT化によって、「保育の質」が高められるようにしていきたいですね。

〈取材協力〉
あけぼの保育園・あけぼの第2保育園  

●認可保育園
●園児数：両園で140名
●スタッフ人数：全体で40名

●ホームページ：https://akebono1975.com/

1964年、小さな保育室からスタート。50年以上の歴史と実績のある保育施設として地域に貢献している認可保育園です。０～５歳の異年齢保育を実施。自然とのかかわりを大切にしており、「木育」や自然遊びをとり入れることで子どもたちの感性を養っています。
園内は季節感が感じられる飾り付けが施され、安全で明るく清潔な環境の下、「感謝と感動」「喜びと豊かさ」を創造する保育を目指しています。