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保育士のオンオフをしっかり分けられる園をめざし、常に業務効率化に取り組んでいます。現場の運用ルールは「強制しないこと」です。_マリー保育園

【導入のきっかけ】業務効率化の近道として保育システムに興味。“これなら”と思い導入を決心

―― 保育ICTシステムを導入しようと思ったきっかけはなんですか?

(辻本様、以下省略)民間の会社で働いた経験から、保育業務の効率化は最初からやりたいと思っていました。
開園するにあたり保育士の先生から、どんな業務の負担が大きいかを聞き、効率化できる保育システムはないか…と考えたときに、social solutionsの営業さんに相談したのがきっかけでした。
保育園を立ち上げたばかりの3年前はやはりなかなか業務効率化できておらず、先生たちのお昼休憩は子どもたちと取るのが当たり前でした。ですが、それはありえないと思っていました。やっぱり子どもと離れる時間を作ってあげないと、休んだ気にならないですよね。残業も当たり前でしたし、行事前は特に残業が多くなってしまっていました。

【導入前の悩み】効率化したい第一位はタイムカードでの勤怠管理と登降園管理

―― 特に効率化したい業務は何でしたか?

やはり1番は〔出退勤管理〕と〔登降園管理〕ですね。そのときの主流はタイムカードだったのですが、タイムカードでは細かい調整ができないし、タイムカードの紙でいっぱいになってしまうのも避けたいなと思いました。
また、〔シフト組み〕も効率化の最優先でした。当園のこだわりは、小規模保育園ならではのアットホームで細やかな保育です。そのため保育士を多めに配置するつもりでした。だから、シフト組みが簡単にできるなら良いなと思っていました。

【導入後】余計な書類負担をマイナスしたことで、保育士のゆとりをプラスに

―― 登降園の業務はどのように効率化できましたか?

〔登降園管理〕の機能がとても便利です。『CCS+Pro』ならiPad1台で済むので、玄関もすっきりしています。指で画面タッチする操作は保護者の方にも好評です。
〔出退勤管理〕の機能も使いやすく、園長先生や保育士もすんなり使いこなしています。

―― シフト組み業務についてはどうですか?

マリー保育園は、現在5園あるのですが、シフト作成の機能については、各園長先生によってよく使う園とそうでもない園とバラつきがあります。やはり、パソコンの得意、不得意がありますから、マリー保育園では保育システムの導入はしていても、運用は強制せずに使い方は園にまかせていますが、園長先生を含め、仕事のときは仕事に集中して、時間になったらぱっと帰る、を徹底して実行しています。

―― システムの運用も園にお任せしていらっしゃるということですが、うまくいっている要因はなんですか?

私の印象だとパソコンが苦手な先生はまだ多くて、みんなに1台ずつパソコンを支給するわけにもいかないですし。なので、必要最低限な書類で負担を軽減しています。
あと、先生の人数ですよね。担任の先生が書類を書いている間にサポートしてあげる人がいっぱいいれば、きちんと休憩もとれます。

―― 保育システムを利用するだけでなく、業務自体を見直しているのですね。たとえば、具体的にはどんなことで業務効率化を図っているのですか?

園長会などを定期的に頻繁にやって相談しているのですが、最近取り組んだのは連絡帳を全部マリー保育園仕様に変えて、保育日誌と連絡帳を一体化しました。先生方は連絡帳を書くのと一緒に一言かけば保育日誌も作成できるという取り組みをしました。
今までは、市販の連絡帳を使っていたのですが、欄が大きくて先生たちも埋めなきゃいけない意識になってしまうんですよね。保護者もそう。連絡帳は毎日書かなければいけないので、簡単に書けるような工夫をしています。

―― そうなんですね。CCS+Proの機能面ではどの機能がお役に立てていますか?

〔おたより〕の機能を駆使している園長先生がいます。テンプレートが可愛いし、季節ごとのあいさつの文例などもあって、まずは文例をあてはめて進めることで効率的に作っているときもありますね。
しかし、園長先生によっては、フォーマットなどは使わず文字量の多いおたよりを作成している方もいます。その先生の要望としては、フリースペースをもう少し大きくしてほしいそうです(笑)写真を使いたい先生もいますし、これも自由に使ってもらっていますよ。
ほかには、〔メール送受信〕機能はどの園も便利だと好評で、よく使っています。保護者への一斉メールができるし、緊急連絡や不審者情報など、園からの細やかな情報をすぐにお届けできるので、保護者とのコミュニケーションツールとしても役立ちます。

園長先生によるオリジナルの園だより。子どもたちと園への愛情が伝わります。

園だよりにCCS+Proを利用してくださる園長先生も。

―― なるほど。ご指摘、ありがとうございます。本部様でよく使っていらっしゃる機能はありますか?

〔園児台帳〕の園児登録や〔請求業務〕は本部の役割なので、園から業務を引き出しています。〔請求管理機能〕も効率化に役立っていますね。
現場の先生の業務負担を減らす良策は、余計な資料や書類を減らすことだと思うんです。
そのためにも、本部の仕事と現場の仕事は分けて、あとは園長会などで情報共有をするようにしています。

―― 常に業務効率化を念頭においている感じですね!CCS+Proを導入されてよかったことは?

そうですね。具体的な業務負担に加えて、端末を使うという作業が、先生方の意識改革にもつながっていると感じます。
お昼休憩はローテーションして、コーヒー一杯でも飲める時間を調整して、それで仕事に戻る。それで、園の外に出てもいいという取り組みをいまは実施しています。これは保育士の先生方にとても好評でしたし、おかげさまで当園では完全週休二日制を実現しています。残業もほとんどありません。
残業して仕事しないと子どもたちへの愛情が伝わらないのでは?といった罪悪感を感じてしまう先生もいるのですが、それは考え方次第だと思います。
業務に追われて先生方が疲れてしまうほうが、子どもたちにはマイナスです。効率化できるところはどんどんしたい。いつもオンとオフを分けてくださいねと先生方には言っています。

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【今後の展開】便利な小口現金出納帳を全園で使っていきたい

―― 今後使ってみたい機能はありますか?

〔小口現金出納帳〕です。これ、すごく細分化されているのでとても便利ですよね。ぜひ、全園で使いこなしてほしい機能です。
ただ、園長先生で使用されているかたが少ないので、近々、園長会で提案してみようと思っています。

―― ありがとうございました。

〈取材協力〉
認可保育園マリー保育園 代表 辻本茉莉絵様
●白金高輪、浅草、市が尾、江田、富士見台など横浜と都内を中心に現在5園を展開。他に委託事業も。
●園児数:約200 名 
●保育士人数:平均12~13名 合計80名
0歳~2歳に特化した19名定員の小規模による保育のため、アットホームでキメ細かく手厚い保育を行っています。
代表自らの仕事と子育ての両立の苦労をもとに、少しでもママたちのお手伝いができればとの思いから、保護者目線での保育園運営と、保育士さんが働きやすい園を模索し続けています。平成30年からは中野区からの保育園委託事業なども行っています。
●ホームページ:https://mari-hoikuen.com