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非常勤の保育士がたくさんいて、シフト作成が大変。視覚的に保育士の過不足が確認でき、とても便利です_キッズスクール相模大野

【導入のきっかけ】前職の経験から、データによる書類管理の利便性を実感していたからです

―― 保育ICTシステムを導入しようと思ったきっかけはなんですか?

(松川様、以下省略)私自身、ソフトウェアを扱う一般企業で働いていたので、保育園を立ち上げる時に、書類関係はデータで管理したいと考えていました。そんなときに「『CCS(チャイルドケアシステム)』という保育ICTシステムがあるよ」と聞きました。現在当社は4園運営しており、すべての園でCCS+Pro(チャイルドケアシステムプロ)を導入しています。

【導入前の悩み】複雑なシフト組みをサポートしてくれるシステムに期待大でした

―― 保育ICTシステム導入前、どんな機能に期待していましたか?

〔シフト作成〕機能です。当園のこだわりとして、毎日、90分間の英語の時間があります。そのため英語に特化した非常勤の講師(保育士)が多くいますし、夕方からは学童保育もあり、夕方だけ勤務の講師(保育士)もいるのでシフト組みがとても複雑です。園児の人数に合わせて保育士の配置人数を自動計算してくれる機能に期待していました。もう一つ、職員の〔出退勤の管理〕も効率化したい業務でした。やはり職員の人数が多くシフトの時間(勤務時間)が個人によって違うためタイムカードでの管理は厳しいと思っていました。

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【導入後①】シフト作成に出退勤管理。やりたいと思っていた機能が揃っています

―― 実際に保育ICTシステムを導入され、〔シフト作成〕機能は使ってみていかがでしたか?

期待していた通りとても便利です。シフトをグラフ状の一覧で見ることができるので、人員の過不足が一目瞭然。
視覚的に過不足が確認できるので、パズルのように「この時間は人員が足りているから、この人を1時間遅らせてもいいな」などシフトを作成しています。(笑)

―― では、出退勤の管理どうでしたか?

〔出退勤管理〕機能は、昼休憩や中抜けにも対応してくれるのが良いですね。当社は院内保育も運営しており、監査用に出勤簿を提出するのですが〔出退勤管理〕機能で自動作成した勤務表を印刷し、そのまま添付書類として提出できるのも便利です。

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【導入後②】自由に作成できるフォーマットの「日誌作成」で、監査もスムーズでした。

―― 保育士さん自身が使っている機能はなんですか?

〔日誌作成〕の機能はよく利用しています。特に、複数園経営していると自治体によって監査で指摘される内容が異なるので、自由にカスタマイズできるところが使いやすいと思います。
たとえば、院内保育は年齢で分けるのではなく、異年齢保育となります。以前、監査時に「日誌は、乳児と幼児を分けて書いてください」と指摘を受けました。
そこで分けて書くことにしたのですが、〔日誌作成〕のボックスは自由度が高いため作成しやすくて助かりました。さらに文字制限もないため、内容も濃く書くことができるのもいいですね。また、監査の時に各園で指摘されたことはシェアして、全園で実施するようにしています。

―― 保育士さんのなかにはパソコンより手書きがいい、という意見も多いですが、反応はいかがでしたか?

当園は立ち上げのときからCCS(チャイルドケアシステム)を利用していたので、保育ICTシステム導入に関して、そこまで抵抗はなかったですし、保育士も1回教えれば、特に質問がくることはないですね。慣れるまでの期間に個人差はありますけどね。(笑)

【今後の展開】事故報告など、4園のフォーマット統一しさらなる効率化を

―― CCS+Proで今後使ってみたい機能はありますか?

〔事故報告〕の機能です。現在、事故報告書の作成は、報告したいことが起こった時に手書きで書いて、原則、エクセルに打ち込みなおしています。4園のフォーマットが統一できていないので、〔事故報告〕の機能を利用して統一したいと思っています。
また、CCS+Pro上で運営しているすべての園の報告書を遠隔で見ることができますし、私以外に園長や保育士など他の職員にも参考に見てもらいたい時に、すぐにアクセス&出力ができるのがいいなと感じます。

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〈取材協力〉
株式会社beasiam 代表取締役 松川奈央子様
〈取材協力していただいた園〉
キッズスクール相模大野
●園児数 定員35名
●常勤2名 非常勤10名 
●保育時間 7:00~20:00(開園は7:30~)
「保育」×「英語」が特長。毎日の保育時間内に60分~90分の英語カリキュラムを行っている。英語カリキュラムは子ども達が楽しめるアート制作やクッキングを実施。自主性、想像力を大切に、0歳から楽しく遊びながら学習できる環境を提供しています。
ホームページ:http://www.kidschooljapan.com/