ICTツールを最大限活用するために

 

株式会社CHaiLDに入社してから5か月が経ちました。
私がこれまで所属してきた組織の中で、最も規模の大きい組織が現在の職場です。
多くの人と関わり働く環境で、ツールの使い分けの大切さが身に染みています。

 

沢山ありすぎて迷ってしまうツール

電話やメールと言った基本的なものから、チャット、社内のイントラネット、プロジェクト管理ツール、オンラインミーティングツール、と様々なコミュニケーションや情報共有ツールを使って仕事をしています。
資料を添付したり、ウェブサイトのリンクを共有したり、便利な機能が多く、「何か伝えたい」と思ったとき、手段には事欠きませんが、どのツールを使えばよいのか、迷う機会も増えてきました。迷った挙句、メールでもチャットでも同じ情報を流したり、なにを使って連絡を取ればよいのか、同僚に聞きながら業務を進めたりすることも少なくありません。

 

CCS PROにも情報を伝達するためのツールが詰まっています

実は弊社の提供しているCCS PROにも、コミュニケーションや情報共有ができるツールが大きく分けて4種、備わっています。

まず1つ目は、CCS PROから送受信の可能なメール機能です。
CCS PROからメールアドレスを登録している保護者の方、お勤めのスタッフの方、双方と使用でき、添付ファイルも付けられるため、一斉に周知を行いたい時に最適なツールです。
昨今は日常生活でも、メールはよく使用されているため、操作に慣れている人が多く、直観的に使用できることも長所と言えるでしょう。

 

2つ目はCCS NOTEです。これは連絡帳の代わりになるスマートフォンアプリですが、施設と家庭の間で、睡眠や食事、健康状態等の記録を共有することができます。
スマートフォンから内容の確認ができるため、いつでも空き時間に更新や確認ができ、使い勝手の良いことが魅力です。
通知も来るため、特に受信時には素早く確認ができます。

 

3つ目にはワークスケジューリングがあります。こちらは先に挙げたメールやアプリと違い、掲示板のような役割を果たすツールです。一日の園児とスタッフの誰が何時に施設に来て、何時に帰るのか、各スタッフがいつ、どんな作業を割り当てられているのか、献立にアレルギーのある子はいるか、いつもよりお迎えの早い子はいるか等、施設で起こることが一度に確認できるようになっています。園児のお世話をしながら、自分や他のスタッフの予定を確認し、先回りして動いたり、イレギュラーなことが起こっていないか予定と照らして確認したり、みんなの仕事を見える化することにより、臨機応変な対応を、余裕をもって行えるようサポートするツールです。

 

4つ目は各種帳票です。指導計画をはじめとした各種計画や事故報告書がこれにあたります。
監査資料として作成が当たり前になっていますが、これらも情報共有ツールに該当します。
作成した直後よりも、これまでの振り返りで施設の運営をより良いものにしていこうとする際、方針が明文化された資料や記録は必要不可欠です。
CCS PROでは、これらの大切な情報が詰まった資料の作成をサポートするフォーマットや、作成した資料を分類し、保管できるキャビネット機能も備えており、後々の振り返りに活用しやすくなっています。

 

最大限活用するために

様々なコミュニケーションや情報共有を行うツールを使いこなすにはどうすればよいのでしょうか。課の新設を様々な人と関わりながら進める中で、次のことを意識しています。

 

・得意分野を意識する

大勢の人に情報を届けることが得意であったり、履歴が見やすかったり、進捗の確認がしやすかったり、ツールにも個性があります。
得意分野を意識し、目的と照らして何を使用するか決めることで、最大限の活用ができるのではないでしょうか。

 

・役割やルールを決める

みんなで使用するツールだからこそ、運用ルールを決めておくことも大切だと痛感しています。連絡の返信やリアクションの仕方も、ルールを決めることで、忘れられたり埋もれたりすることを防ぐことにつながっています。

 

最後に

CCS PROにもコミュニケーションや情報共有のため機能が複数搭載されていますが、選択肢が多い分、使い分けや運用ルール決めが大事になってきます。
施設の運用に合わせて、機能を最大限活用していただけるよう、使用するシーンをしっかりとヒアリングさせていただき、提案していきたいです。
活用事例等、お気軽にお問い合わせください。